Hoá đơn điện tử cho Doanh nghiệp

Trong thời điểm công nghệ 4.0 như hiện nay, hóa đơn điện tử dần bứt phá trở thành công cụ đắc lực của mọi doanh nghiệp. Tại sao hóa đơn điện tử lại chiếm ưu thế và trở nên tất yếu như hiện nay? Chúng ta sẽ cùng đi tìm hiểu về hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp để có câu trả lời với bài viết sau đây.

1. Hóa đơn điện tử là gì? Ưu điểm của hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp so với hóa đơn giấy?

1.1. Hóa đơn điện tử

“Hóa đơn điện tử là gì?”

Theo Điều 3, Thông tư 32/2011 về hóa đơn điện tử thì hóa đơn điện tử là tập hợp các thông tin dữ liệu điện tử về kinh doanh hàng hóa, cung cấp dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

1.2. Ưu điểm của hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp so với hóa đơn giấy truyền thống

So với hóa đơn giấy truyền thống thì ưu nhược điểm hóa đơn điện tử đã có nhiều điểm khác biệt. Trong đó, phải kể đến một vài ưu điểm của hóa đơn điện tử như sau:

Hóa đơn điện tử được lưu trong hệ thống dữ liệu máy tính, phần mềm hóa đơn nên giảm thiểu nguy cơ thất lạc, rách, mất hóa đơn.

Hóa đơn điện tử tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp: giảm chi phí in ấn hóa đơn, lưu trữ, vận chuyển hóa đơn.

Hóa đơn điện tử có độ bảo mật và an toàn cao, tránh tình trạng làm giả hóa đơn do có quy trình xác thực hóa đơn khép kín với nhiều bước bảo mật. Nên không ảnh hưởng tới lợi ích và hình ảnh doanh nghiệp.

Tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp, giảm thiểu các thủ tục hành chính: có thể tạo mẫu và phát hành hóa đơn ngay tại doanh nghiệp và được cơ quan thuế chấp nhận ngay trong ngày.

Dễ dàng gửi tới khách hàng qua email, tin nhắn… mà không lo hóa đơn sẽ bị thất lạc như gửi hóa đơn giấy, dễ dàng trong việc tra cứu hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử là công cụ đắc lực cho công việc kế toán với những ưu điểm vượt trội so với hóa đơn giấy

2. Điều kiện để doanh nghiệp phát hành hóa đơn điện tử

Theo Khoản 2, Điều 4, Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định thì người bán hàng hóa, dịch vụ khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng các điều kiện sau:

Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế, hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động với ngân hàng.

Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử.

Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.

Có quy trình sao lưu, khôi phục, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ.

Như vậy, với thời đại công nghệ thông tin phát triển như hiện nay, thì hầu hết các doanh nghiệp đều có thể dễ dàng đáp ứng đủ các điều kiện để có thể phát hành hóa đơn điện tử. Bởi vậy, hóa đơn điện tử sẽ trở thành xu thế tất yếu, mang lại những lợi ích không nhỏ cho doanh nghiệp.

Hỗ trợ hóa đơn điện tử

3. Hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

Đối với quá trình thực hiện thủ tục đăng ký sử dụng, phát hành hóa điện tử cho doanh nghiệp cần chuẩn bị các hồ sơ sau:

Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử: Mẫu số 01 – Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32

Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

Mẫu số 01: Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử (phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử: Mẫu số 02 – Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32

Mẫu số 02: Mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử (phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)

Mẫu hóa đơn điện tử

mẫu hóa đơn điện tử viettel

S-invoice cung cấp đầy đủ mẫu hóa đơn theo quy chuẩn của Tổng cục Thuế và phù hợp với từng doanh nghiệp

Hóa đơn mẫu sẽ do nhà phân phối giải pháp cung cấp theo nhu cầu của mỗi doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân. Viettel tự hào là nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thông minh: S-invoice sẽ tự động lên thiết kế mẫu hóa đơn phù hợp với nhu cầu của người dùng, đảm bảo sẽ làm hài lòng tất cả đối tác.

Lưu ý:

Để thuận tiện và đỡ mất thời gian, tất cả những hồ sơ để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cần chuẩn bị được thiết lập cùng một lúc và gửi tới cơ quan thuế trong 01 lần.

Một số cơ quan thuế vẫn yêu cầu gửi cả bản cứng, do vậy, doanh nghiệp nên chuẩn bị cả bản cứng và bản mềm để thực hiện gửi tới cơ quan thuế.

4. Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

S-invoice xin gửi đến hướng dẫn các bước đăng ký hóa đơn điện tử Viettel dành cho các doanh nghiệp như sau.

Bước 1: Lập hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp có thể tự lập bộ hồ sơ và tiến hành gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng hoặc thông qua bên trung gian thứ ba.

Bước 2: Nộp hồ sơ của doanh nghiệp cho cơ quan thuế

Người dùng gửi tới cơ quan thuế thông qua cổng thông tin điện tử ở địa chỉ website: nhantokhai.gdt.gov.vn.

Do một số cơ quan thuế vẫn yêu cầu nên người dùng nên nộp cả bản cứng trực tiếp tại cơ quan thuế.

Lưu ý:

Sau 02 ngày khi nộp đủ hồ sơ, cơ quan thuế không có phản hồi thì doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn điện tử theo thông báo phát hành.

Doanh nghiệp có thể tra cứu về tình trạng hồ sơ đã nộp ở Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế ở địa chỉ: tracuuhoadon.gdt.gov.vn.

5. Hóa đơn điện tử S-invoice – Giải pháp hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

Sự ưu việt cũng như những lợi ích mà hóa đơn điện tử đem lại cho doanh nghiệp là không hề nhỏ. Hóa đơn điện tử giảm được 75% thời gian khởi tạo, lập và phát hành hóa đơn, thuận lợi trong việc tìm kiếm, quản lý hóa đơn, những vấn đề rủi ro như hóa đơn bị thất lạc, rách, cháy cũng được xóa bỏ nhờ tính năng lưu trữ an toàn, thông minh. Doanh nghiệp có thể tiết kiệm được 80% chi phí in ấn, giao nhận, lưu trữ và bảo quản hóa đơn.

Đến với dịch vụ hóa đơn điện tử S-invoice của Viettel, doanh nghiệp sẽ được cung cấp giải pháp hóa đơn toàn diện và nhanh chóng. S-invoice đảm bảo đầy đủ chức năng của một hóa đơn theo quy định của Nhà nước, đảm bảo tính bảo mật, minh bạch và thuận lợi, hóa đơn không thể giả mạo do chức năng định danh của chữ ký số điện tử nên chủ doanh nghiệp có thể yên tâm ký mọi lúc mọi nơi.

S-invoice – giải pháp hóa đơn điện tử toàn diện và nhanh chóng cho mọi doanh nghiệp

Khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử S-invoice của Viettel Solutions có thể tìm hiểu thông tin cụ thể thông qua hotline 093 333 2524 để hỗ trợ miễn phí. Rất hân hạnh được phục vụ quý khách!